Indiensttreding bij Waterschapsbedrijf Limburg sneller geregeld
Een arbeidscontract bij Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) is tegenwoordig binnen een week rond. Een grote verbetering. Tot voor kort duurde het vaak enkele weken voordat een nieuw aangestelde medewerker een arbeidscontract kon ondertekenen.
‘Er zaten veel stappen tussen het arbeidsvoorwaardengesprek en de contractondertekening’, legt HRM-adviseur Remco Rops uit. ‘Betrokken nieuwe medewerkers en leidinggevenden moesten zelf in ons systeem een aantal basisgegevens invoeren. Dat zorgde nog weleens voor vertraging.’
Eenvoudig en efficiënt
‘We hebben het voormalige indiensttredingsproces bekeken en uitgeschreven op papier,’ vertelt Procesbeheerder Geert Jacobs, ‘en alle betrokkenen bij het aanstellingsproces gevraagd naar hun ervaringen: HRM-adviseurs, personeelsadministratie, salarisadministratie, leidinggevenden, opleidingscoördinator en recent nieuwe collega’s. Ons doel was het proces van arbeidsvoorwaardengesprek tot en met contract eenvoudig en efficiënt binnen een week af te ronden.’
Binnen één dag
Hoe ziet het proces er nu uit? Geert: ‘Het merendeel van de gegevensverzameling ligt nu bij de HRM-adviseur. Aan de hand van een standaard checklist voert deze tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek alle benodigde gegevens in en kopieert diverse documenten. Daarna is de leidinggevende aan zet voor een aantal praktische zaken. Denk aan het regelen van bijvoorbeeld bedrijfskleding en/of een auto. Daarmee is het contract klaar en kan het na een check door backoffice direct voor ondertekening naar de medewerker.’ Remco: ‘Tegenwoordig zit het in bijna alle gevallen binnen één dag bij de medewerker in de mailbox. Die hoeft alleen zijn handtekening nog te zetten.’
Dik tevreden
In het aangepaste indiensttredingsproces heeft de HRM-adviseur dus de regie over het contract. ‘Ik hoor regelmatig van nieuwe medewerkers dat ze nog nooit zo’n goed en gedegen arbeidsvoorwaardengesprek hebben gehad’, meldt Remco. Procesbeheerder Geert: ‘Ook leidinggevenden en de backoffice zijn dik tevreden met de nieuwe werkwijze: overzichtelijker, eenvoudiger en minder tijdrovend. Zo’n grote systeemaanpassing vraagt veel tijd en de juiste mensen om dat te regelen. We hebben wel zo’n 200 grote en kleine veranderingen in het proces en systeem aangebracht. Daar zijn we met velen enkele maanden mee bezig geweest. Een echte teamprestatie.’